原创《电子时代对文件生命周期理论重新认识》：本论文为您写生命周期毕业论文范文和职称论文提供相关论文参考文献，可免费下载。
摘 要：本文着重探讨了文件生命周期理论在电子文件时代的适用性：首先通过介绍电子文件具有易修改性、分散性、非人工识读性和资源共享性等特点,以和纸质文件区别；继而论述电子文件对文件生命周期理论提出的挑战；最后重点阐述了文件生命周期理论通过灵活地调整或修正,在电子文件时代仍具有其价值,在档案专业中仍具有支柱理论的地位.
关键词：文件生命周期理论；电子文件；特点
一、电子文件的定义及特点
20世纪中叶以来,信息技术革命对档案领域产生了巨大影响,最明显的表现之一就是计算机的诞生和随之带来的读取文件的大量产生,开始冲击传统纸质文件的统治地位.电子文件（electronic records）即是通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件.电子文件和纸质文件的区别主要在以下几个方面.
(一)易修改性、分散性
国际档案理事会在《电子文件管理指南》中对文件的定义是,“在机构或个人活动的开始、执行和结束的过程中形成或接受的记录信息,它包括能充分证明活动的内容、背景和结构”.纸质文件的内容、背景和结构是固化在同一载体上的,即纸张载体,纸质文件一旦形成,三者便固化在一起,其完整性不受破坏,即具有原始凭证性.而电子文件由于其载体的特殊性,它的三要素不是固化在一起的,而是可以分离的.电子文件在形成过程中,对于其产生的背景或是条件并不能在作为最后结果的文件中得以体现,而且对很多电子文件来说,其信息可能来自其他多个文件,其内容、结构和背景信息被分散保存,则其整体性和连贯性得不到完整全面的反映.此外,电子文件在形成和修改中的各种痕迹并不能得以有效的保留.
(二)非人工识读性
目前,电子文件所采用的存储介质主要有硬磁盘、软磁盘、磁带和光盘,这几种介质的存储容量和读取方式都有所不同,但这些介质里所储存的信息以编码的形式存在,其存入和读出均依靠一些相应的软硬件环境.而传统纸质文件产生后除了纸张外,其存入读出基本不依赖任何硬件和软件设施.
（三）电子文件更具有良好的资源共享性,且体积小、容量大
电子文件因其不受时间、地点利用的限制,因而可以更好地为各种用户提供服务.此外,电子文件因其载体的多样性,又可以提供多种方式的利用方式,这些优越性都是纸质文件所无法比拟的.
二、电子文件时代对文件生命周期理论所提出的挑战
由于电子文件的自身特点及生成、管理和利用方式都和传统纸质文件具有很大差别,因为电子文件不仅造成了档案实践各个领域的诸多变化,而且对传统的档案学理论也带来了一定挑战,文件生命周期理论自然也不例外.
第一,中外档案界认为电子文件的生命周期需要有新的理解,具体来说就是文件运动方式发生了变化.传统的文件运动方向都是单向的、不可逆的,但电子文件出现后虽然文件处于运动的状态没有变化,但文件的运动方式发生了变化,大多数人都认同电子文件的运动状态是多维运动的,其中最为常见的就是电子文件的回流现象.文件回流即文件从档案状态回到现行文件状态并发挥一定的作用,在这种情况下,传统的文件生命周期理论关于文件线性运动方式的描述对电子文件而言就显得不合适了.
第二,中外档案界对电子文件生命周期的阶段划分也提出了不同的看法.国际档案理事会电子文件委员会在1997年制定的《电子文件管理指南》中,把电子文件的生命周期划分为设计、形成和维护三个阶段.设计阶段是指电子文件信息管理系统的涉及、开发和安装三个阶段；形成阶段是指每一份电子文件在电子环境中产生出来的过程；维护阶段是指对于形成后的电子文件的技术维护和保管.传统文件生命周期理论的理论基础是文件价值形态的变化规律,而电子文件这种划分方法是借鉴了计算机技术中“软件生命周期”的分法.
第三,中外档案界认为文件生命周期理论揭示的文件各阶段特定价值和相关因素的对应关系不再适用于电子文件.由于电子文件内容、存储形式和表现形式的特殊性,电子文件和服务对象、保管场所和管理方式之间的对应关系发生了一定的变化.
三、文件生命周期理论“笑对挑战”
面对电子文件带来的诸多挑战,文件生命周期理论完全可以通过灵活调整或部分修正,来“笑对挑战”.
第一,文件的回流现象要求在文件利用过程中必须使用原件,而且文件回到现行阶段后主要为其形成者服务,发挥凭证作用.但需要注意的是,档案文件回流现象并不是电子文件所特有的,纸质文件也存在文件回流现象,但只是相对电子文件而言比较少而已.传统纸质文件和电子文件在文件的回流难度上确实是有所不同（而且这种文件的回流现象在电子文件时代比纸质文件更容易实现）,但是两者在运动方式都是一个完整、连续的过程.
第二,电子文件和传统纸质文件在阶段划分这一问题上的不同之处主要体现在以下几个方面.首先,传统的文件生命周期起始于文件产生之时,而电子文件的生命周期却在文件产生之前就开始了,因此对电子文件产生进行前端控制显得格外必要,而前段控制理论正是文件生命周期理论的应有之义.其次,电子文件在形成阶段由数据编码形式转化为文件只是一瞬间的事,而且在很多情况下,这一过程是以一种“批处理”的状态完成,但这也意味着如果产生错误的话,电子文件具备的错误放大能力比传统文件要大得多；此外,传统文件在整个运动过程中所发挥的作用可以完全在电子文件的第三阶段实现.
不管电子文件的阶段划分依据是什么,文件作为一种客观事物,它同所有客观事物一样有着自己特有的生命过程,即各种载体的文件都有其生命周期,在这一点上电子文件和传统纸质文件也是相通的.只是电子文件和传统纸质文件在各阶段划分上有所不同,但电子文件仍要按照从现行文件到档案的大体运动方向运动,而且其运动的原因也是电子文件自身价值的变化.
第三,就电子文件各阶段特点价值形态和相关因素的对应关系而言,的确应当承认电子文件的不同特点,使文件生命周期理论揭示的文件价值和服务对象、保管场所和管理方式等方面的对应关系发生了一点变化,但这些对应关系只是部分变化,而非全部消失.“由于对技术、设备和系统的依赖性,也由于信息内容和载体的可分离性,电子文件可能不应当在强求和保管场所的对应”[1],这也是文件生命周期理论在电子时代所需重点进行修善的方面.加拿大英属哥伦比亚大学提出了“集中式保管”的方案,主张将失去现行效用的电子文件移交到档案馆集中保管,这一方案得到了美国、英国及北欧一些国家原则上的赞同,这表明不少西方国家对进入档案阶段的电子文件和档案馆之间的对应关系依然保有肯定态度.
四、文件生命周期在电子时代给人们的启示
首先,要加强对电子文件的前端控制和过程控制.电子文件运动的整体性、各阶段相互关系、相互影响的特性,使得电子文件产生过程中每一个阶段文件的成果是后一个阶段文件的基础,而电子文件的产生又具有瞬间性和批量性,在此背景下,这有可能给我们带来一个极大的挑战.如果某个阶段的文件数据或是记录出现错误的话,则会可能造成此后所有阶段的电子文件产生错误,而且这个错误所造成的影响和损害会随着电子文件实施过程的推进而呈现几何倍数的增长.这就要求我们在现实工作中,不仅要加强电子文件的前段控制,更要加强电子文件的过程控制,减少和避免电子文件在产生和传递过程中出现的各种错误和失误.
其次,要注重对元数据的采集.由于电子文件对于其产生的背景、来源不能完全反映,再加上其易修改性和内容和载体的可分离性,电子文件在其生命周期中运动到非现行阶段后,它的内容、背景和结构可能被不留一丝痕迹地完全改变,这使得判定电子文件的真伪成为一个让人头疼的问题.因而在现实工作中,尤其是在电子文件的设计阶段中,我们要注重采集必要地反映其背景信息和处理过程的“元数据”,以保證归档文件的完整性和准确性.在电子文件的设计阶段就应该考虑到电子文件作为档案保管、利用的需求,将可预见的各种职能纳入电子文件信息系统的管理之中.
再次,加强电子文件管理操作系统建设.计算机平台更新换代的周期平均为18个月,一旦电子文件管理系统的设备更新换代后,可能会导致原有系统中产生的电子文件无法读取.因此,要加强电子文件管理操作系统建设,尤其是操作系统的兼容性等技术问题.
参考文献：
[1]黄霄羽.魂系历史主义——西方档案学支柱理论发展研究[M].北京：中国人民大学出版社,2006.175.
生命周期论文参考资料：
结论：电子时代对文件生命周期理论重新认识为关于本文可作为相关专业生命周期论文写作研究的大学硕士与本科毕业论文人的生命周期5个阶段论文开题报告范文和职称论文参考文献资料。
