原创《对提高文书档案立卷质量认识》：本论文可用于文书档案论文范文参考下载，文书档案相关论文写作参考研究。
【摘 要】文件材料的立卷工作是联系“文书处理”和“档案管理”的纽带,文书立卷是文书处理过程中的最后环节,又是档案管理工作得以顺利开展的基础,文件是档案的前身,档案是文件的归宿,两者是相互依存的统一体,文书工作做好了,档案工作就会得到推进和发展,文书档案的质量也就提高了.
【关键词】文书档案；立卷质量；认识
档案是历史的真实记录,汇集着大量的信息.文书档案管理,是整个档案管理工作的重要组成部分.文书档案立卷工作是档案管理工作的一项主要内容,其质量好坏直接关系到文书档案质量的优劣,对档案管理质量起着决定性的影响,因此,要实现案卷质量的规范化、标准化,必须抓好文书档案的立卷工作.
一、正确认识文书和档案工作的关系
文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展.文件是档案的主要来源,档案是由形成文件材料完毕转化而来的,文书工作不仅直接影响着文件材料的质量,也直接关系到档案工作的质量.任何事件,通过一定的条件可以互相促进、相互转化.文书和档案两者关系理顺了,可以收到事半功倍的效果,档案工作做好了,会对文书工作产生积极的作用,促进文书工作的进一步完善和提高.通过档案工作,可以发现文书处理工作中存在的不足.如文件材料的质量,立卷归档是否齐全完整,分类组卷是否科学、规范等,从而完善和改进文书处理各项制度和办法.只有文书和档案两项工作有机结合起来,才能为办公室各项工作正常运转提供必要的保证.
二、做好文书处理过程控制,提高文件质量
文书工作是档案工作的源头,如果文书工作没有做好,那么它形成档案后,对档案工作来说也是一个缺陷.可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量.因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量.首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定.排版形式为横写横排,左侧装订.二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否和公文一致,有无日期等.三是公文字迹要牢固清晰.不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用.四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以免在公文形成档案后造成一种永久的缺撼.
三、做好收集工作是确保案卷质量的基础
收集是档案工作的第一个环节,它的质量直接决定和影响着其它环节的质量.说到收集,有些人简单认为就是将文件拢拢堆.确实,档案的收集工作就是要将散乱在部门、个人手中的档案集中到档案室,实行统一管理.但是,人们对“怎么收”和“收什么”的不同理解,会造成收集结果大相径庭.
好的开始是成功的一半,作为档案业务管理工作的首要环节,档案收集工作的质量直接影响着档案工作水平.如果收集及时、鉴选得当,把有价值的档案集中保管起来,就可以为好的案卷质量创造良好的条件.
衡量收集工作做得是否理想,可以从数量充分、质量优化和门类齐全、结构合理上来理解.数量充分,是指的档案齐全完整；质量优化,是指只归档和接收有保存价值的档案,防止鱼目混珠、泥沙俱下；门类齐全是指各门类、各载体的档案都要收集保管；结构合理,是指收集档案时应有侧重,要注意收集本企业、本行业的特色档案.通过这两项指标,可以检验自己的收集工作是否还需要改善,如有必要,可以从文书立卷和归档上入手.
档案室除了在执行归档制度之外,还要加强文件的平时收集工作,这是保证归档制度落实和不断完善的有效方法,也是提高文书案卷质量不可或缺的一个环节.一是零散文件的收集,有些单位因为未建立归档制度或归档制度执行不行,有些文件分散保存在内部机构、领导者和个人手中.这样,依靠归档制度是不够的,必须搞好平时的收集.二是“账外”文件的收集,“账外”文件是指未经过文书部门登记入账的文件.这些文件不易控制,容易遗失.如各种会议材料、单位领导和业务人员外出开会或学习等活动获取和各种规章制度、统计数字材料等.三是专门文件的收集,专门文件是指各项活动中形成的文件和特殊载体的文件材料,过去由于忽视专门文件的收集,致使档案室保存的文件门类不齐全,在日常工作中应特别重视对专门文件的收集.这些平常容易忽略的文件,也是文书档案的一部分.
四、建立健全规章制度,强化文书立卷
根据实际情况,制订切实可行的公文处理办法、档案管理办法、文件材料归档制度等文书档案管理框架,充分利用各种规章制度、文件处理程序来规范档案管理.理顺归档程序,及时收集各类原始档案,确保档案的齐全、完整,从而为提高案卷质量奠定了基础.
文书立卷是我国文书工作的一项根本的制度,文书部门是立卷的重要机构,立卷是文书部门的一项重要任务.文书立卷把零散的文书整理成有联系、有秩序,按一定规律组合起来的案卷,这对文书工作和档案工作都有着重要的意义.一是文书立卷提高案卷质量和立卷效率,保持文件之间的历史联系,便于查找利用.二是保护文件的完整和安全,便于保管,同时有利于档案室开展工作.文书立卷加强了文件管理,保证了案卷质量.
立卷时必须严格区分保管期限,归档文件的保管期限划分的准确度直接影响案卷质量.如果把保存价值悬殊很大的文件组合在一个案卷里,无形中案卷质量就降低了.在判断文件的保存价值时,不能只孤立地从单份文件出发划分很细,应当从有密切联系的一组文件来考虑,同时应将保持联系和照顾保管期限结合起来权衡,求得比较合理的解决.可以用以下的方法来进行划分,凡是记载和反映本单位的主要职能活动和基本历史面貌的,对经济建设和科学研究有长远参考价值的文件,作为永久保管；凡是在相当长时间内本单位进行工作、总结经验需要查考的文件,作为长期保管；其它一些只在比较短的时期内需要查考的文件,作为短期保管.
立卷时需要根据文书材料的归档范围,即文书立卷范围,确定哪些该归档,哪些不该归档.从本机关形成档案的实际情况出发,科学地进行立卷文件鉴定工作,准确地划分立卷范围,认真地解决案卷材料既完整又精炼的质量问题.为此,在确定立卷范围时,一方面要切实保证那些有查考利用价值的文件材料完整齐全地收集起来,以免遗漏、失落、影响质量；另一方面,不能搞“有文必档”,把那些没有查考利用价值文件材料混杂到案卷中去,造成案卷的臃肿庞杂,错误地扩大立卷范围,降低案卷的质量.以“件”为单位的立卷方式,便于文书档案的立卷,便于随时剔除无保存价值的文件,从某种程度上来说保证了立卷文件的质量.
五、办公自动化推进了文书档案工作
电子文件的大量产生,有利于改进和保证文件的质量,从而保证了档案的质量.计算机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺,二是保持文件的历史原貌.形成档案之前的电子文件,其增、删、改都很方便,而且改后不留任何痕迹,保持了页面的整洁,并且电子文件具有高度的标准性,因而其质量较高.档案工作向电子化、网络化的方向发展,这是一个划时代的变化,做到文书处理到档案立卷一体化,提高文书档案质量.
六、立卷环节是确保案卷质量的关键
因此,为保证档案的质量,应提高立卷人员的业务素质.文书工作是一项专业很强的工作,做一个合格的文书工作者须具备多方面的知识和才能,不但具备文书、档案管理学及写作、计算机方面的知识,还应根据工作需要,不断学习各类知识,要始终不渝地吸取现代文档管理的知识、手段、方法,不断提高自己的专业素养和业务能力,开拓创新.
文书档案论文参考资料：
结论：对提高文书档案立卷质量认识为适合文书档案论文写作的大学硕士及相关本科毕业论文，相关文书档案的定义开题报告范文和学术职称论文参考文献下载。
