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关于办公自动化论文范文资料 与当前企事业单位办公自动化文件收发管理有关论文参考文献

版权:原创标记原创 主题:办公自动化范文 科目:电大论文 2024-03-24

《当前企事业单位办公自动化文件收发管理》:本文关于办公自动化论文范文,可以做为相关论文参考文献,与写作提纲思路参考。

摘 要近年来,当前企事业单位办公自动化文件收发管理得到了快速发展和广泛应用,研究其相关课题有着重要意义.本文首先对办公自动化做了概述,分析了办公自动化文件收发管理的必要性,并结合相关实践经验,研究了办公自动化下文件收发管理相关内容.

关键词企事业单位;办公自动化;文件;收发管理

一、前言

作为办公自动化中的重要方面,文件收发管理的重要性是关键一环.该项课题的研究,将会更好地提升办公自动化文件收发管理的实践水平,从而有效优化办公自动化的整体效果.本文从概述相关内容着手本课题的研究.

二、办公自动化概述

计算机办公自动化主要就是指把先进的计算机技术和通讯技术等一些科学技术应用到事业单位和企业的日常办公系统之中,充分的融合信息技术和办公活动,这样就能够在现代化的办公活动之中真正的实现自动化和网络化,实现办公室设备的现代化,有效的提高对办公管理的直观性和科学性,提高单位办公活动的效率,提高办公管理的透明度,同时也能够增强单位和企业的团结性和一致性,节约人力、物力成本,不断的规范现代化办公行为.

计算机办公自动化系统的判断标准主要有两个:首先需要有一个公共的信息平台,实现信息交流的完全可*化;其次需要有一个核心系统,这个系统应该以互联网的信息平台作为主要依据,从而能够实现单位内部网络和外部网络之间的有效连接.而计算机办公自动化系统也有三个基本的要求:第一,具有个性化,能够满足各种特殊性质的办公活动;第二,具有开放性,计算机办公自动化所使用的软件和硬件设备都具有开放性,需要和整个信息系统保持一致;第三,具有动态性,由于计算机办公自动化技术是在不断的向前发展的,从而能够更好的促进办公活动的完成.

三、办公自动化文件收发管理的必要性

节约资源、提高工作效率.办公自动化系统模块含日常管理、信息发布、文件和档案管理、远程交流等,通过信息转换使各部门间资源得到共享,避免在人工操作过程中造成信息的丢失或混淆,节约成本,实现部分无纸化办公,提高工作效率.目前我公司日常工作安排和最新通知文件都是通过OA办公系统处理,文件和相关资料在计算机内录入并进行网络上传,方便领导及各部门传阅,提高各部门办公效率和管理水平,促进企业日常业务工作的规范化、电子化、科学化,最终实现网络“无纸化”办公.

四、办公自动化下文件收发管理

1.收发文管理模块概述

对于只有普通权限的用户,他在收发文模块中没有对发文进行审批的权限,而对于管理员身份进入的用户,他们却具有能对所在部门的发文进行审批管理的权限.从新建发文到对发文进行审批的这个过程,应用到了工作流的思想.所谓的工作流就是对一组人员为完成某一项业务所进行的工作转交(交互)过程的程序化描述.几乎所有的业务过程都可以用工作流形式来表示,比方如办公自动化应用系统的核心应用-公文审批流转的处理、会议的管理等.对于每一项工作以流程的形式,由发起者(如文件起草者)来发起流程,经过本部门以及其他部门进行相应的必要的程序处理(如签署、会签),最终到达流程的目标(如发出文件、归档入库).工作流程之间是可以相互连接、交叉或者循环进行的,因而有时会出现一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点.

工作流自动化有三种实现模式.即:基于邮件的;基于共享数据的;基于邮件和共享数据库结合模式(即“群件模式”)的.基于邮件的工作流应用,就是通过邮件将数据表单从一个人邮箱传送到另一个人邮箱.其特点是模式简单.但是,最大的弊病是无法对其实行监控.基于共享数据库的工作流应用,可以克服上述基于邮件的工作流缺点.如信息单一存储,自动处理,安全性更好,容易实现监控.但是,工作流的驱动成了一个问题,因为缺乏信息通讯机制,无法主动通知有关人员进行下一步的工作.而基于邮件和共享数据库结合模式(“群件模式”)的工作流应用,结合了上述二者的优点.通过数据库管理工作流信息,通过电子邮件推动工作流程,即所谓的“跟踪-通知”模型.基于群件的工作流自动化系统充分利用了邮件和数据库的特点.通过可开发的应用设计工具可以开发出包含并优于前两者模式的工作流应用.从信息技术的角度出发,群件模式结合了“推”、“拉”技术,对不同技术的优点予以发挥,是理想的办公自动化流程处理模式,使得办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具.

2.收发文管理及其流程设计

在本系统中用户可通过建立发文子模块新建一篇发文,且可选择发文是否需要审批,对于不需要审批的发文直接发送给邮件的接收者,而对于需要审批的发文,则邮件被转发给该用户所在部门的领导邮箱中,部门领导可通过收发文管理模块下的批文子模块对该用户的发文实施审批工作,同时系统以管理员身份给发件人发送一封邮件已被驳回的通知邮件.用户在收发文管理模块下可分别查看收件箱、发件箱、待批文件及它们的详细信息.用户通过点击左侧功能菜单下的收发文管理模块,或通过点击收件箱列表上方的[新建发文]按钮,可链接到新建发文的页面,新建的发文被自动转存到该用户的发件箱列表中.如果用户拥有系统设定的管理员权限,则在收发文管理模块下待批文件处理子模块为可视,用户可对该子模块下的待批文件进行处理;如果用户仅具有普通用户的权限,则该子模块在左侧的功能菜单下为不可视,这样就实现了对不同用户的权限分配.

3.浏览收发文模块的设计和开发

在该子模块中包含了一些下列功能:浏览收件箱,以列表形式显示登录用户收到的发文;浏览发件箱,以列表形式显示登录用户发送的文件.在收发文管理模块下的待批文件模块的实现和浏览收文模块的设计比较相近,任何登录用户都可以在收文模块中查看到相应的内容,而对于待批文件模块只对应于拥有一定的审批权限的管理用户开放,且只能查看本部门员工发送的发文请求.本系统所实现的收件箱是通过查询数据表中发文的接收人为当前登录的用户名来实现的.在收件箱,发件箱还有待批文件中可供查看该发文的详细内容.浏览收文子模块的逻辑流程.

4.批文审批模块的设计和开发

以管理员身份进入的用户,可以在收发文管理模块下打开待批文件列表,该列表问本部门用户的新建发文请求,对于一般的公务性邮件,用户可以不必经过审批而直接发送给邮件的接收者,而对于比较重要的公务邮件,则需要经过本部门领导审批后才可发送,有必要的对于有些更加重要的公务邮件还需经过更高一层的领导审批后才能进行发送,这是因为其设计原理差不多,在本系统中就只考虑部门领导为最终的审批者.

五、结束语

通过对企事业单位办公自动化文件收发管理的研究分析,我们可以发现,该项工作的顺利进行,有赖于对其多项影响环节和要素的充分掌控,有关人员应该从其客观实际出发,研究制定最为符合实际的应用实施策略.

参考文献:

[1] 王振.办公自动化研究综述[J].论坛专论.2010(11):4-7.

[2] 杜龙.办公自动化的国内外发展状况及未来的发展方向[J].电脑知识和技术.2013(03):2457-2458.

[3] 苏显文.办公自动化系统的应用[J].河西学院学报.2012(02):106-108.

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结论:当前企事业单位办公自动化文件收发管理为大学硕士与本科办公自动化毕业论文开题报告范文和相关优秀学术职称论文参考文献资料下载,关于免费教你怎么写办公自动化教程方面论文范文。

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