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摘 要：在当前信息时代,信息技术在档案工作中得以广泛应用,这有效的提高了档案管理工作的效率,档案人员工作量大幅度降低,而且档案从纸质加快了向数字化方向的转变,这对档案收集、整理、加工和储存都带来了诸多便利,档案管理更具规范化和标准化.因此在当前档案管理工作中,需要加快推动档案数字化建设步伐,全面提升档案数字化水平,为档案事业的健康、有序发展奠定良好的基础.
关键词：档案数字化建设；档案数据库；应用平台；安全管理
档案资源在我国社会发展过程中发挥着重要的作用,档案工作和信息技术有效结合,有效的推动了档案数字化建设的步伐.档案数字化建设是一项系统和复杂的工程,同时也是档案工作未来主要发展方向.作为档案管理人员,需要充分的认识到档案数字化建设的重要意义,积极推动档案的数字化发展,从而实现档案信息资源的共享.
一、档案数字化建设的必要性
在当前信息时代,计算机技术和网络技術对社会的方方面面都带来了较大的改变,人们的生产和生活方式也受到了较大的影响.在这种新形势下,档案工作面临着严竣的挑战和重大的机遇.依托于现代化技术,大量的电子档案产生,有效的打破了传统档案管理模式,利用计算机技术、网络技术等对档案进行管理,有效的提高了档案管理的水平,实现了档案信息资源的高效利用.可以说档案数字化建设不仅是档案工作发展的必然要求,同时也和时代的发展需求相符合.
档案是在人们社会生活中形成的,具有保存价值的各种形式和载体的历史记录,它在人们的日常工作生活中也有着极为重要的作用,档案管理的重要性毋庸置疑.传统的档案信息一般还是以纸质文档为主,放置在档案室里面,查找调用起来非常费时.而数字档案在对原档案文件进行扫描以后,可以迅速方便地把信息录入到计算机数据库中,用网络存储档案信息,检索快捷方便,实时同步备份,存储空間小,维护方便安全,还能借助计算机的网络化特点从而更为便利地为全单位、区域、全国甚至全世界所利用.相较于传统档案,档案数字化的实现,无论是档案在收集、保存还是利用方面都取得了较快的发展.而且档案数字化建设的不断深入,人们获取档案信息更加便捷,实现了对档案原件的有效保护,确保了档案信息获取的时效性,全面提升了档案信息资源的利用效率.通过档案数字化建设,档案利用者在档案信息获取时不受时间和空间的制约,档案信息资源实现了高效的共享,这就档案价值的实现奠定了良好的基础.处在网络信息化社会的档案事业朝着多元化、先进化、开放化的方向发展,档案数字化建设也是大势所趋.
二、做好档案数字化建设工作的措施
(一)加大档案基础设施建设的投入
在当前档案数字化建设过程中,软硬件设备作为档案数字化建设的重要保障,因此需要加大对基础设施建设的投入力度.特别是在当前电子设备日新月异的新形势下,档案软硬件设施更新速度较快,在做好软件的升级更新的同时,还要档案信息采集、存储和利用配置相应的设备,并注意设备的更新换代,使其能够有效的满足档案数字化建设过程中对软硬件设备的需求.
(二)以档案系统为平台完善档案数据库
充分的借助于档案信息系统,以其迁移功能来完成数据的整理、导出、校验和导入等工作,依托于档案系统来实现新旧档案信息的统一,加快建立档案数字化信息资源库,进一步完善档案信息系统的应用,并建立快捷便利的档案查询系统,实现档案信息的网络化服务.在当前档案系统建设过程中,还要重视电子档案的收集工作,进一步明确电子文件的归档要求,利用档案系统来统一设计电子文件的归档流程,实现档案的分类管理,从而为档案数字化建设创造良好的条件.
档案数据库建立并不是一个短期内即能够完成的工作,其是一个循序渐进的过程,因此要统一认识,并充分的认识到数据库建设的重要性,技术人员和档案管理人员要在工作中协同配合,针对档案数据库建设过程中存在的问题进行有效解决.并在实践工作中能够打破传统思想的束缚,突出重点,全面提升数字化的使用效率和使用频率.
(三)构建档案数字化信息资源应用平台
在当前档案数字化建设过程中,通过采用标准的B/S模式,并以数据库技术作为支撑,依托于智能检索技术和网络技术,有效的提高档案信息的利用,并保证利用过程中的信息的安全性,使档案信息资源能够更好的满足档案管理者和利用者的需求,实现档案数字化成果的有效利用.在档案管理工作中,可以利用条形码技术来实现对档案资料借阅的高效管理.特别是二维条形码自动识别接口,能够为大批量的档案资料的查阅和利用提供便捷性.开展网上借阅服务,为数字档案信息共享的实现提供更多便利.
(四)加强档案数字化安全管理
随着计算机技术、网络技术的不断发展,各种 、木马、病毒等威胁网络安全的因素在层出不穷的出现,而对于档案的数字化建设过程中也应该提升对这些因素的重点关注.在这种情况下,就需要在档案的数字化建设中采用防火墙技术、数据备份技术、加密技术等来加强档案数字化的安全管理水平.同时,相关档案管理人员也应该提升自身的安全防范意识,采取有效的措施来防范风险时间的发生.
(五)完善档案数字化加工处理流程
在建设电子文件中心时,要求各单位文书人员在做发文或者收文登记时完成纸质文件的数字化工作,同时后台对元数据要进行记录.在建设档案管理的信息系统时,要考虑各类安全措施的应用,如访问控制、数字签名、防扩散的使用.通过构建一个安全的系统环境来保证其产生和管理的电子文件,无论是原生型的,还是间接型的,在未来都能够保证电子档案的凭证作用.
(六)提升档案管理人员素质
一方面,强化档案数字化管理人员专业技术知识培训,尤其是机关单位档案管理人员需要积极学习计算机网络技术,熟练掌握档案信息管理系统,并巩固档案管理理论知识,在实践中不断吸取经验教学,提高档案数字化管理综合技能；另一方面,要加强档案数字化管理人员的职业道德教育,强化工作人员的服务意识,树立高度的责任心,全面配合档案数字化建设,避免敷衍了事,或者是在档案信息加工处理过程中偷工减料,威胁到档案信息的真实完整性,确保档案数字化管理质量和效率.
三、结束语
档案数字化建设工作是一项系统性及持续性的工作,在实际工作中,不仅依托于先进的科学技术,同时还要重视软硬件建设,全面提升档案管理人员的信息化水平,在实际工作中能够熟悉操作先进的管理软件,有效的保障档案信息的安全,从而为档案数字化建设起到积极的促进作用,为我国档案事业的健康、有序发展奠定良好的基础.
参考文献
[1]裴海霞.档案数字化建设问题的几点思考[J].办公室业务,2016（17）.
[2]王学平.浅议我国档案数字化建设实践和发展策略[J].档案学通讯,2011,（06）.
[3]陈晓玲. 略论档案数字化建设过程中面临的若干问题[J]. 档案天地,2011,12.
档案论文参考资料：
结论：关于如何做好档案数字化建设工作为适合档案论文写作的大学硕士及相关本科毕业论文，相关北京卫视《档案》全集开题报告范文和学术职称论文参考文献下载。
