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【摘要】预约座位管理系统（Reservation Seat Management System,R S）的出现是解决高校图书馆座位紧张问题的有效方法.本文以山东农业大学图书馆R S为例,结合相关高校R S 的使用情况,对高校R S 的运行现状和存在问题进行了分析,提出了相关对策建议：在使用过程中,进一步完善图书馆R S；合理布局图书馆座位,加大R S使用的宣传力度.

【关键词】高校图书馆；座为查询；预约座位；存在问题；解决对策

一、高校图书馆R S运行的现状

1.R S工作原理

R S工作原理主要就是读者可以不去图书馆,而在任何地方任何时间都可以通过网络预约图书馆的空闲座位,这样既节省了时间又可以预约到自己心仪的位置,重要的是解决了占座抢座的问题.读者可在图书馆内选位机上或预约网页上,对图书馆内座位都可以进行座位查询、座位所在位置定位、座位预约等操作.图书馆R S的使用无论是从读者预约座位还是图书馆管理员工作量来看,都是十分有益的,也是高校解决座位难求的有效方法之一.

2.选位和预约

读者可以通过图书馆内的选位机、图书馆主页座位预约网站、图书馆微信公众号等方式对山东农业大学北校区、南校区图书馆各楼层书库、阅览室、电子阅览室内的座位进行选位或预约.预约成功的读者拥有对应座位的使用权,未选座位或所选座位失效的读者应主动让位于拥有座位使用权的读者.图书馆内座位显示具有“已使用”“未使用”“已预约”3种状态,读者可在图书馆内的选位机上、访问预约网站查看实时的“空闲”座位数,查看座位的实时使用情况,在微信中可进行预约的座位即为空闲座.

3.签到方式

提前预约的读者可通过图书馆门禁系统刷卡入馆即可签到成功,没有预约的读者在进入图书馆后,可以通过摆放在大厅或各阅览室门口的触摸屏查询图书馆座位分布和实时使用情况,根据显示屏显示的座位闲置情况选择座位,确认选择后,读者根据所选座位就座,此时显示屏及时显示“使用”.待读者出馆刷卡时,系统屏幕会自动弹出对话框“临时离开”和“签离”两个选项供读者选择.

4.临时离开

为了遵循高校人性化管理,秉承一切为了学生、为了学生的一切、为了一切学生的原则,临时离开分为普通时段和特殊时段,普通时段60分钟内返回即可,特殊时段也就是午餐和晚餐时间,为了方便学生午休和就餐相应延长离开时间,分别为150分钟和90分钟.

5.违规处理规则

预约后未按时签到者被记违规、选择“临时离开”,未在规定时间内返回签到者被记违规、临时离馆却未选择“临时离开”者,再次刷门禁进入时自动记录违规、离开图书馆未在选位机“签离”者,系统将在闭馆后或再次刷门禁进入时自动记录违规,为了端正读者选座位的正确态度,以上任一违规项满3次将被暂停选位权利7天.

二、高校图书馆R S运行中存在的问题

1.读者不配合、嫌麻烦

新事物的诞生总有一个适应的过程,同学们习惯了到图书馆直接找座,上了R S系统以后反而觉得不习惯了,觉得又是预约又是签到,不小心还会违约等过程太麻烦,因此,在运行开始,很多学生有抵触现象,不愿意接受R S.刚开始前两周是试用期,每天老师都在预约机前耐心指导,发宣传资料回答读者的各种问题,让每个读者都了解这套新系统的使用情况以及带来的方便,通过几个月在管理老师的耐心帮助下,读者渐渐的体会到了预约系统优势所在.

2.无线网络和门禁系统问题

由于门禁系统和图书馆R S存在技术和时间上的不匹配,容易出现一些问题.图书馆的门禁系统是2012年末安装,而R S是2017年初使用,所以它们之间要想完全匹配也是不太可能.管理人员只有耐心解释,细心指导,平复同学们的情绪,请他们多多理解.为方便学生预约座位,虽然已开通图书馆微信公众号,可以查看座位信息,但是实时选座还必须到大厅选位上机进行.因此,高峰时期大厅的选位机前经常会排长队,不仅浪费学生时间,还影响图书馆正常秩序.

三、解决对策

1.在使用过程中,进一步完善图书馆R S

图书馆R S还处在初期阶段,需在使用过程中不断完善系统.图书馆R S优点是避免了资源浪费,座位的利用率提高,但是成本较高.对于现在很多高校图书馆而言,座位资源稀缺是不可忽视的问题,所以增加图书馆座位是最行之有效的方法,同样会增加实体图书馆的管理和服务压力.由此看来,仅仅增加图书馆座位难以适应和满足时代对图书馆的要求,只有加强图书馆的数字化建设,重新建立起一套有网络支持的、人机结合的图书馆管理系统,将图书馆信息和网络结合在一起,才能使图书馆服务扩大到服务每一名学生,真正走到同学们生活中去,图书馆的信息管理和服务功能公开化和透明化将成为未来图书馆管理发展的趋势.

2.合理布局图书馆座位,加大R S使用的宣传力度

图书馆应合理分区,将自习区和阅读区分开设置,座位预约应只涉及自习区座位,为读者提供一个随到随有的座位区域.为了避免区域混用,可以在阅读区只设置舒适座椅,自习区设置桌凳.当然,这需要更多研究人员不断通过实践去研究、去发现、去完善,相信在不久的将来图书馆占座问题会得到更加有效地解决.同时,要加大宣传力度,让每个读者都尽早尽快的熟悉图书馆R S的运作程序、预约方法和减少违规现象的产生,尤其是每年新生入学,馆前教育一定要宣传到位,加大图书馆R S方面的问答题,提高读者对图书馆R S的认识和了解程度.

四、结束语

R S的引入提高了图书馆的管理服务水平,提升了图书馆的服务档次,还让读者能够通过移动终端等设备随时随地对图书馆的座位使用情况进行实时了解,方便读者合理安排自己的学习时间.图书馆R S确实给广大读者带来了很大方便,通过预约座位逐渐消除大学生“占座位”、“抢座位”的不良现象,图书馆在提升自身服务能力的同时也提升了在高校“三大支柱”的地位.

【参考文献】

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[3] 宋梅. 基于人性化服务需求的图书馆座位管理系统优化研究[J]. 内蒙古科技和经济,2013（18）65-66.

【作者简介】

于素荣（1972-）,内蒙古赤峰人,山東农业大学图书馆馆员.

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