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《为在职培训建立档案管理影响机制分析》：本论文主要论述了档案管理论文范文相关的参考文献,对您的论文写作有参考作用。

摘要本文研究了为在职教育培训建立全员化档案管理的不足和影响因素,在此基础上阐述了相关的策略和方法.

关键词全员化档案在职教育培训影响因素

员工个人成长档案是企事业单位进行人才考核和选拔、人才继续教育培训的重要依据,将员工在职教育培训经历及时动态地录入员工个人档案之中具有很强的现实意义.员工档案本身具有原始性、价值性和职能性特征,是反映员工职业发展状况、职业生涯轨迹和员工职业规划方向的重要载体.企事业单位制度改革和发展方向变迁要建立在员工努力和协调的基础上,而只有建立在职教育培训全员化档案管理系统才能让企业了解到员工个人的专业特性、职业成长状况和在专业技术知识体系中可能存在的不足,并使其在规划个人职业发展上具有得天独厚的优势.实际工作中,一些企事业单位在职教育档案管理系统建设已经取得了一定的成就,但是在实际管理之中依然存在不同的问题,值得我们研究和探讨.

一、建立在职教育培训全员化档案管理的缺陷分析

(一)档案管理意识的薄弱

部分组织和企业依然在采取传统手段进行员工档案管理,手工档案管理方式和纸质档案管理媒介对于更新员工在职教育培训情况、及时地将其纳入档案会起到一定的阻碍和困扰作用.此外,很多企业并没有意识到员工在职教育档案录入的重要性,认为只要员工在职教育达到一定的教育目标、增强了员工的岗位胜任能力即可,而对如何将其员工在职教育状况录入员工个人档案则没有规划和概念.事实上,将员工在职教育情况及时计入档案是一种便于员工进行职业生涯规划、提升企业岗位安排合理性和科学性的重要管理模式.但是很多企事业单位显然对其重要性并没有足够的认识,导致员工入职多年,档案中记录的也仅仅是其入职时记载的学历和政治面貌等相关基本信息,难以全面呈现员工在工作岗位上的表现以及接受在职培训的阶段和情况,导致员工在职教育的盲目性和无规范性,使员工个人专业成长受到阻碍.

(二)档案管理效率低下

员工成长档案是评价员工个人工作能力的重要影响因素,但是受到其整理过程过于细致、费时费力等因素的影响,员工成长档案在企事业单位的应用范围还不是很广,因此也难以对员工成长进行动态有效的分析.同时,员工成长档案的收集、整理还存在标准化和规范性方面的缺陷,在实际操作中漏洞百出、错误频发,经常出现格式混乱、工作鉴定内容千篇一律、材料缺失等多种问题,这些问题严重地限制了企事业单位对员工个人能力的全面评估和为员工制定个人长期发展规划,使员工在企业内部积累的工作经验和理论知识难以得到彰显并体现在薪酬和激励机制之中,打击了员工的工作积极性和主动性,导致员工失去发挥自身最大潜能的主动性.

(三)档案管理方法陈旧

企事业单位档案管理普遍存在方法陈旧和过时的倾向,缺乏完整科学的档案管理流程,档案管理制度也相对松散和无序,从而导致员工在职培训相关文件和资料难以从人事部门及时地进行审核登记、调查核实和组织认定,也难以有效地归入编目调整和抽查督导之中,在职教育档案动态、及时更新的需求难以得到满足.同时,档案管理人员大多在专业素养和工作经验上有所欠缺,并且存在身兼数职的情况,导致其缺乏相关技能和精力对个人在职教育档案进行价值开发,进一步加剧了档案更新的迟缓和档案利用的低效.

二、对在职教育培训进行全员化档案管理相关影响因素分析

第一,档案价值开发意识.档案,尤其是员工在职教育档案,绝不仅仅是历史资料而已,更加是一种具有开发价值的信息资源.在职教育档案是企业了解员工个人能力发展状况、岗位技能掌握情况的有效途径,同时也是将员工个人职业生涯目标和企业战略目标结合在一起的重要方法.精细化的员工在职教育培训档案工作有利于推动企事业单位发展,主动对档案资料进行分析、编研和挖掘,能够发现员工在目前工作岗位上可能存在的能力缺陷,有利于设计适合本单位特点的在职教育体系,以便更有针对性地为员工提供在职教育,使得员工能够和企业共同发展、共同进步.

第二,信息化和电子化手段在档案管理中的应用.传统的手工方式具有低效、低质量的特征,员工档案在很多情况下只是需要的时候才进行调阅,日常在职教育档案更新更是难上加难.员工档案管理陷入被动、消极的局面,为在职教育建立档案的作用和价值都得不到体现.近年来,计算机技术和网络技术快速发展,各行各业均已经实现了高度的信息化和电子化.在职教育档案领域信息化建设的步伐虽然起步较晚,但是档案价值开发意识不断增强,信息化和电子化手段在档案管理工作中的应用也将得到推广.

三、为在职教育培训建立全员化档案管理机制的建设策略

（一）注重员工个人成长档案管理,增强员工在职教育的积极性和主动性

建立员工个人学习和成长档案,能够在无形之中增强员工的职业生涯规划意识,使其能够自主地探索自己的工作方法和反思自己的工作失误,增强在职教育的针对性和实效性.笔者认为,在职教育档案的载体可以是多元化的,既可以是书面材料,也可以是视频材料和音频资料.在更新在职教育档案时,档案管理人员应当首先明确收集标准,让员工了解可以收录在在职教育档案之中的内容,从而使员工明确自身接受教育的范围和职责并进行规划,使得教育档案的收集和整理更加完整和详尽；另外,要及时利用和挖掘在职教育档案,对员工形成客观的评价,并对员工接受在职教育的范围进行准确的记录,使得员工未来在职教育培训能够有序开展.

(二)注重档案数据挖掘,构建员工管理依据

档案数据挖掘是档案管理工作的重要组成部分,从大量的在职教育档案数据之中可以发现潜在规律,找到员工未来发展方向和趋势.在电子计算机技术和行政管理融合愈加深入的基础上,员工个人学习经历、教育经历、进修状况等信息需要及时存储于网络管理系统.企事业单位可以运用在职教育档案基本数据进行关联性分析和演变分析,对员工成长趋势、心理状态及各种活动之间的内在联系进行挖掘,加强对员工的微观管理.同时,员工在职教育档案数据繁多,可能存在重复和冗余的情况下,企事业单位要学会去粗取精、去伪存真,发挥数据溢出效应,提升和增强员工根本能力和专业素养,利用数据挖掘功能及时加工处理员工的档案信息,及时分析员工心理及行为特征,掌握员工的工作状态与人际关系；通过对员工特征分析结果和岗位职能、行为目标的比较,帮助员工调整工作行为,提升人际关系交往水平,增强工作學习能力,以便更好地履行岗位职责,实现单位与员工的和谐发展.

（作者单位为江苏省有色金属华东地质勘查局）

参考文献

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