原创《总包模式下文件前端控制探究》：本论文可用于前端论文范文参考下载，前端相关论文写作参考研究。
摘 要：要实现良好的文件管控,需要解决文档体系不完备、文档不同步等一系列问题.通过实现前端控制,可以优化电子文件系统的作用,提高文件流转和档案归档质量.
关键词：前端控制；文件；档案；电子系统
近年来,核电行业的建设脚步逐渐加快,核电领域再次回暖.为保证工程建设的稳步进行,核电工程总包的模式越来越广泛的推广开来,成为各电站建设的主流方式.相对于二代核电成熟的管理体系,三代核电技术AP1000堆型电站面临更多的技术难题,作为工程建设必不可少的一部分,文件控制和档案管理愈发突显其重要性.
要管控好项目工程文件,就必须保证文件从产生到归档过程中的正常流转和有效利用.在新的历史条件下,文件的前端控制越发显得越发重要.
1 前端控制概念
所谓文件的前端控制,是指针对文件（或在工作中形成的各种载体的文字记录）的管理,要从文件形成之时甚至形成之前（即文件管理系统设计阶段）就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划,把可能预先设定的管理功能纳入系统之中,并在文件形成和维护阶段进行监督.对于核电项目来说,核电站的建设,涉及暖通、建筑、结构等多个专业,需要不同单位在建设的各个周期通力合作,方可圆满完成项目建设.作为总包方,对这些文件进行前端控制,可以保证文件流转的准确性,也可以保证档案体系的完整和利用效率的提高.
之所以对文件进行前端控制,主要包括以下几点原因：
1. 避免纸质和电子文件收集不同步造成的管理困难
在文件流转过程中,有效利用文件的同时保证文件信息原始性和文件载体安全性,是文件实现功能的基本要求,也是文件控制工作必须履行的职责.文档部门对工程建设产生的大量技术文件进行检查、著录、传递、分发.在信息化推广阶段,现场产生的项目控制文件,编制和关闭仍然需要在线下完成,原始信息保留在纸质形式中,电子文件承载着优化检索,方便信息传递的职责.这就造成了一份文件同时具有纸质和电子两种形式.在文件完成使命转化为档案时,这些纸质文件如果具有保存价值,就要转化成档案.
但在实际工作中,由于文件控制管理不到位,体现文件原始性的纸质文件,没有得到有效保存,在文件归档环节,编制文件的责任方向文档部门移交纸质文件,出现文件内容不完整,电子文件和纸质文件不一致,原始文件丢失等情况.而前端控制就是要明确文档工作的管理体制,从事后控制转变为事中控制,事中控制转变为事前控制.将文档管理从后端推至前端,从管理体系上保证工程文件的安全,以及项目档案素材收集的完整.
2.加强文档一体化的有效衔接
所谓文档一体,是从文件管理和档案管理的全局出发,实现从文件生成、*到档案归档管理的全过程管理,保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性,从文件到档案的数据畅通、完整性.具体来说,包括以下几点：
首先,文件和档案的传承关系需要文件一体化.建设项目文件具有分散性,多样化特点,项目档案的优劣,很大程度上取决于文件形成质量的好坏,以及文件内容的是否完整、齐全.如果在前期阶段,文件的管控不严格,后期就会无法满足档案管理的归档要求,从而直接影响档案归档的及时性和有效性,妨碍档案的整体验收.
其次,文件的真实性和原始性需要文档一体化.档案的原始性决定了档案资料不能随意的替代和修补.而电子文件具有不稳定和易于修改的特点,通过技术手段,对电子文件进行修改、增删,且不留下痕迹是可以实现的,这就给档案的原始性和安全性带来了挑战.档案不能真实反映工程建设的建设情况,就失去了它的意义.前端控制技术,可以借助电子系统,对文件的流转过程进行监督,保证系统中的电子介质能真实反映文件形成、流转的整个生命周期.
第三,提高文件控制和档案管理工作效率需要文档一体化.文件由产生到永久保存是一个动态的整体运动的过程.然而,这个过程往往不能有效衔接,文件和档案的界限划分的过于明显,造成一份信息在流转和保存的不同階段,属性信息被重复检查,浪费了有限的人力资源.所以前端控制的介入,可以有效的保证档案材料归档前属性真实、完整、准确.
3.规范文件传递原则
文档管理不是文档部门一方的责任,想要做好文档工作,需要责任部门和其它参建单位通力合作.核电工程周期长、体系庞大,涉及勘察、设计、建设、施工监理等多个环节,不同种类的文件需要总包方统一管理按需传递.如果没有明确的文件递交原则,就会造成文件信息传递不准确,格式要求不规范.因此,文档部门必须制定明确的文件递交原则,协调各方按照正确的渠道传递文件,保证文件各个的流转状态出于控制范围之内.前端控制技术,可以保证文件在各个流转过程符合文件递交的属性要求,保证文件质量要求.
2 前端控制的实施措施
1.加强电子文件和纸质文件管控同步性
目前,电子文档系统广泛应用,无纸化办公成为文档今后发展的趋势,但在一段时间内,纸质文件和电子文件仍会同时流转.为解决电子介质和纸质介质同步问题,保证文件归档的原始性,我们可以在接收电子文件的同时,注意纸质文件的收集.通过电子系统跟踪两种介质文件的保存情况.如果电子文件处于已关闭状态,需要对其进行归档,文控必须确保纸质版文件同时移交至文档中心.这样,文件的不同介质形式都可以得到有效控制.如果出现未归档情况,文控也可以根据“谁编制,谁负责”的原则,及时发现问题源头,和责任方沟通协调,保证文件完整性.
2.优化文档系统结构,整合系统功能
文件是档案的前身,档案是文件的归宿.建立便捷的档案管理系统,离不开电子文件的收集和整理.目前,档案电子系统的构建大都在文件系统的基础上构建的,文件的元数据仍然保留在文件系统中.如果依据文件类型建立过多的电子文件系统,会给档案系统属性的设置造成困扰,从而影响档案查询的便捷.所以,笔者认为,为实现电子档案系统的方便利用,文件系统应整合系统功能,将具有相似流程的文件类型整合在同一个电子系统中,以方便档案人员在电子组卷时搜素和筛选信息.
3.建立电子文件预归档制度
由于文件始终处于流转过程,所以一份电子文件通常保留了不同的流转状态.在归档时,只有已关闭或已终结流转状态的文件才会被归档,而其他过程性文件则不需要.文件归档时,档案人员不仅要判断文件的状态已关闭,还要检查文件的著录属性是否和实际相一致.如果建立文件预归档制度,将文件检查的工作由归档的事后控制,推前至文件形成阶段的事中控制,就可以提高归档的效率.文件在关闭状态由文控人员审核,确保流转状态符合归档需求,文件属性填写完整、准确.档案人员归档电子文件时,就无需对文件的属性和状态进行再次确认,从而提高归档效率.
4.制定长期的监督管理机制
前端控制将对文件的管控进度提前,保证项目档案的完整、准确、系统,必须建立一个完善的责任监督体系保证实施.文档部门纳入到监管体系中,通过专项检查、质保联合检查,查找电子文件形成过程中监管下游单位的文件流转不畅造成的原因,并及时提出反馈意见,保证文件的过程的有效利用,避免因人为原因破坏文件原始性,修改文件相关属性的情况发生.
前端控制是当前项目文档工作实现高效率、集约化管理的有效途径,为实现文档一体化,保证项目档案系统化提供了新的思路和方法.
作者简介
杨声键（1988-）,男,江苏连云港人,就职于国核工程有限公司,主要从事文件控制及档案管理工作.
前端论文参考资料：
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