原创《浅述电子档案管理和保护》：本论文为免费优秀的关于档案管理论文范文资料，可用于相关论文写作参考。
随着现 公数字化、网络化的迅猛发展,互联网、光纤宽带等新一代传播工具的出现和普及,电子档案已广泛应用于我们的工作之中.电子档案数量的不断增长势必会带来的相关的管理、保护、利用等问题,这对于档案管理工作者们来说,既是使命,又是挑战！
1 电子档案的管理
电子档案的特性不同于纸质挡案,电子档案记录在磁性材料或光盘等载体后,就永远离不开这种技术和设备.可电子档案的长期保存,却是非常困难,需要有不断更新的技术和设备作保障.电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带等,应按档案种类分别整理组盘.而电子档案传递在计算机网络上时,它又是无形的,是在一定的技术环境下才能进行的,不仅是从传播方式上来说,还是从它的保密性质上来说,都需要采取一系列技术管理和保障措施.因此,采取技术措施,加强对电子档案运用的管理,就显得特别重要,特别是安全、保密方面的管理.
电子档案的归档方式包括逻辑归档和物理归档.根据档案的性质和归档的要求,应该在所整理的电子档案标注相应的标记.*完毕的电子档案还应该在规定的期限内进行物理归档.
归档的电子文件要编制简要的检索工具,基本著录项目为：序号、档案号、标题、作者、编辑者、文号等,还要标记出每份文件机读时间、位置、保密等级、管理期限等.
2 电子档案的保护
在纸质档案保存时,人们注重的是档案纸张的耐久性、字迹材料的耐久性、档案库房的温湿度以及防光、防有害气体、防虫等.而保管电子档案时,则需要依据其特性和软硬件平台的变更.电子档案运用一般有直接运用、提供拷贝、通信传输等方法,由于运用的方式和所依赖的技术是多样化的,因此它的运用远比纸质档案复杂.
首先,要保证电子档案物理载体的安全性.一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以,一定要建立适合于磁,光介质保存的环境.在温湿度的控制上、库房环境上、载体摆放位置等,都应该达到的相关的标准和要求.要避光,防尘,防止有害气体,还要防止变形挤压等等.而且,电子档案不同于文件档案之处还有关于远离强磁场.因此,磁性也会对电子档案的保护有一定的影响.
关于保护光盘,有专门设计的存放光盘盒,在选择这些盒子的时候,最好选择有盖的,这样刻意令光盘保持干净,不受损害.在触摸光盘的时候,要保证手指的干净,不要将灰尘、油渍沾染到光盘上,更不要用尖锐的利器划伤光盘.
第二,要确保电子档案的准确性.
电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,相当于纸质档案来说,不能随手查询,这就要求电子档案在输入和在以后的利用中,必须保证它的准确性.电子档案可以是表格形式、文档形式等.必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容,还原成人们能够直接阅读的格式进行显示.有时候,在不同的电子计算机系统上形成的,在内容的格式编排上也不尽—致,因此,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其它方法和技术力加以转换.有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果*或文件名被遗忘,电子文件就难以打开.所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存.
第三,电子档案保护的特殊之处
科技技术不断更新,但是信息技术也会有一定的局限性,比如存储空间的不足,数据库的饱和、网络病毒的干扰等,这些势必对电子档案的保护造成一定的影响.
为了避免数据丢失造成不必要的损失,在电子档案的日常保护中,还要注意以下几个方面.
首先,要保证电子档案数据输入和输出的安全性,确保计算机和网络环境的安全.对于经常使用的计算机,也要进行查毒和杀毒工作.
其次,在工作中还要坚持电子档案和纸质档案同时保管的办法,尤其是不能忽视对于电子档案的管理和保护.例如,在办公自动化管理网络上,可以对本单位办公网上形成的具有保存价值的电子档案,还可以在此基础上做到定期的更新和维护.对当日、当月的档案进行物理归档,并进行关盘刻录的同时保存工作.其實纸质档案和电子档案同时保护并不矛盾还在于,可以将这些电子档案下载成纸质档案.因为,纸质档案、电子档案都有其自身特点和优势,如果共同储存,管理,或是在纸质档案后附加电子档案,以便使用等,可以达到双保险的目的.但需要注意的是,涉及保密兴致的档案,没有在办公网上进行处理的,文书处理部门或人员应在档案处理完毕后,及时向档案部门进行移交,由档案部门负责向办公网络中心提供,并按电子档案归档要求进行扫描,从而保证本年度内电子档案的齐全和完整.
第四,对于电子档案载体的维护、检测、以确保电子档案的稳定性.
电子档案载体中,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响.因此,对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性、稳定性、和安全性等.
检测在时间上可以分为定期检测、不定期检测.关于检测方式可以分为外部检测和内部检测.定期检测,可以根据需要,实行每月或是每年一次.采用等距抽样或随机抽样的方式进行,样品数量以不少于10%为宜,以一个逻辑卷为单位.不定期检测可以根据工作需要,将时间选择在不稳定的季节气候时,或是根据指定的年度计划安排等.在进行外部检测时,可以依靠观察电子档案的物理属性,看有无损坏、挤压或变形,外表的涂层是否沾染了灰尘、附着霉斑或是出现了腐蚀性物质等.在进行内部检测时,要求要更加细致一些,采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验.通过检测发现有出错的载体,须进行有效的修正或更新.对于电子档案的检测和维护,必须进行严格管理.因为,任何一次失误操作,都可能使保存的电子档案遭到人为损害,甚至造成难以弥补的损失.必须建立相应的维护管理档案,对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录,避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动.
第五,电子档案的磁盘和光盘保护
由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存.光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存.
1.磁盘的保护
磁盘分为软磁盘和硬磁盘.在科学技术飞速发展的今天,软磁盘刚问世时的优点已经全部转变为缺点,容量小、速度慢、可靠性低,已经逐渐被社会淘汰,但在一些特殊的情况下还可能要使用到；硬磁盘是以铝合金为盘基,双面涂有磁介质的记录媒体,高矫顽力和薄磁层化是其显著特点,相对而言,硬磁盘容量大、速度快、可靠性高,但成本也较高.所以在闪存盘普及之前,人们大多选择价格低、携带方便的软磁盘.在选用软磁盘时,要把住质量关.软磁盘必须存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适宜的环境下.软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下远远高于低效的磁盘.因此,在选择时,要选择高品质的软磁盘.在条件允许的情况下,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘、专用闪存盘（U盘）或专用移动硬盘,以便于长久保存.
2.光盘的保护
光盘即高密度光盘.是近 展起来,不用于磁性载体的光学存储介质.光盘又分为只读光盘和可擦写光盘.光盘有耐久性强、容量大等特点.光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤.在保护光盘时,要保持良好的温度、湿度环境.天气潮湿,光盘会有水雾凝结,使用前应用干净柔软的布擦拭,高温会使光盘氧化、变形或老化.为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%.在保护光盘时,注意避光,因为光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化.还要避免灰尘和远离磁场.闲置时严禁用利器接触光盘.
总之,对电子档案的有效管理和保护,是—项极其重要而复杂的工作.在对电子档案的保存和维护过程中,应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合因素,有时候还会遇到一些突发因素,这对于档案管理人员来说,不仅要具备相应的管理知识业务素质,也要在面对突发事件的时候,能够采取有效可靠的措施,以确保电子档案的安全性.
档案管理论文参考资料：
结论：浅述电子档案管理和保护为关于对不知道怎么写档案管理论文范文课题研究的大学硕士、相关本科毕业论文人才交流中心档案管理论文开题报告范文和文献综述及职称论文的作为参考文献资料下载。
